Règlement des exposant·e·s d'Arcana 2026
1. Organisation
1.1 Le comité de l’Association Arcana organise la manifestation.
1.2 Arcana se déroule les 18, 19, 20 et 21 septembre 2026.
2. Conditions d’admission
2.1 Les organisateurs se réservent le droit de déplacer ou refuser un·e exposant·e sans avoir à donner de justification.
2.2 L’emplacement de stand ne peut être définitivement réservé qu’après confirmation d’accepter le présent règlement dans le formulaire d’inscription.
2.3 Un contrat écrit signé retourné à l’Association Arcana est nécessaire pour les exposant·e·s dont le prix de réservation du stand dépasse la somme de 1’000.- CHF.
3. Obligations des exposants·es
3.1 En acceptant ces conditions, le·a contractant·e s’engage à se conformer aux dispositions du présent contrat, au règlement du festival ainsi qu’aux directives des organisateurs.
3.2 Toutes demandes de matériel (tables, chaises, panneaux, électricité) doivent être transmises dès que possible, 15 jours après l’envoi d’une offre de stand par l’Association Arcana au plus tard et sont toujours sujettes aux limites de stock disponibles.
3.3 Les exposants·es (= le·a contractant·e) doivent garder leur stand ouvert et présenter leurs marchandises ou services selon l’horaire officiel de la manifestation et l’occuper avec du personnel en permanence. Il est interdit de quitter le stand avant l’heure de fermeture sans autorisation préalable des organisateurs.
3.4 Il est demandé que l’emplacement de stand faisant l’objet du présent contrat soit occupé le premier jour 30 minutes avant l’ouverture des portes au public. Sans quoi les organisateurs se réservent le droit de le décorer ou d’en disposer librement.
3.5 Les machines à sous sont interdites.
3.6 Les détenteurs·trices d’un droit de distribution et les organisateurs sont les seuls autorisé·e·s à distribuer des échantillons, flyers, imprimés ou autres articles publicitaires en dehors de leur espace de stand. Le prix du droit de distribution est fixé à 500.- CHF et doit être demandé aux organisateurs au moins 48h avant le début de la manifestation. Il est interdit aux détenteurs·trices d’un droit de distribution de distribuer des échantillons, flyers, imprimés ou autres articles publicitaires à l’intérieur de l’espace réservé par d’autres exposants·es.
3.7 La marchandise exposée peut être refusée par les organisateurs si celle-ci est jugée dangereuse, dégradante, amorale, sexiste, contrefaite, non-conforme à la réglementation suisse ou inadaptée à l’événement.
4. Stands
4.1 Pour que la manifestation soit aussi agréable que possible pour les visiteurs·euses, il est essentiel que l’esthétique des stands respecte les thèmes d’Arcana. Les matériaux doivent être ignifugés ou difficilement inflammables. Les organisateurs se réservent le droit d’intervenir pour toute décoration ou présentation jugée dégradante, voire de mauvais goût, et pour les matériaux dangereux.
4.3 Toutes installations électriques apportées par l’exposant·e doivent respecter les normes NIBT. Les organisateurs peuvent effectuer des contrôles visuels. Si l’installation n’est pas conforme, celle-ci sera mise hors-tension. Les raccordements électriques des stands seront effectués avec une prise type 13 (250V/10A). (Prise suisse) ou avec des prises de type CEE16A, CEE32A ou CEE63A selon les besoins de l’exposant·e. En cas de problème de surcharge électrique, il peut être demandé aux exposant·e·s de couper certains appareils électriques.
4.4 Il est interdit aux exposant·e·s de modifier le bâtiment dans l’infrastructure ou avec du matériel apporté. Les travaux tels que de la peinture ou la création de trous sont notamment concernés.
4.5 Le matériel prêté aux exposant·e·s doit être rendu dans le même état qu’ils·elles l’ont reçu. Il en est de même pour les locaux et leur emplacement de stand. Si des nettoyages de colle, de cire de bougie, de peinture ou autres doivent être réalisés, ceux-ci seront aux frais de l’exposant·e.
4.6 Les déchets doivent être mis dans les poubelles fournies par les organisateurs.
4.7 L’exposant·e a le devoir d’annoncer sans délai les défauts auxquels il·elle n’est pas tenu·e de remédier.
4.8 L’exposant·e ne peut mettre des objets dans les allées sans accord préalable des organisateurs.
4.9 Seuls les stands de restauration et food-trucks sont autorisés à vendre des repas et boissons. Les autres stands n’ont le droit de vendre de la nourriture et des boissons que s’il s’agit de produits de producteurs·trices locaux·ales ou de créations artisanales.
5. Généralités
5.1 Les entreprises ainsi que les exposant·e·s sont soumis·es à la loi sur le travail (LTr).
5.2 Il est interdit de masquer entièrement ou partiellement les panneaux
publicitaires ou d’informations existant sur le site de la manifestation.
5.3 L’exposant·e ne peut pas installer d’affiches hors de son stand. Ces affiches seront systématiquement enlevées.
5.4 Il est essentiel de respecter les horaires qui seront annoncés dans le document d’information pour exposant·e·s à Arcana 2026.
5.5 Les véhicules ne peuvent entrer dans l’enceinte du festival Arcana que selon l’horaire indiqué dans le document d’information pour exposant·e·s à Arcana 2026.
5.6 Les organisateurs ne sont en aucun cas responsables du matériel exposé dans l’enceinte de la manifestation. Chaque exposant·e est responsable de son matériel et de sa marchandise. Lors des fermetures aux exposant·e·s, les espaces réservés aux stands sont fermés à clé ou derrière des barrières.
5.7 Les exposant·e·s peuvent circuler uniquement par les points d’accès indiqués par les organisateurs, notamment lors du montage et du démontage.
5.8 Il est essentiel de respecter la Loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD) ainsi que l’ambiance entre exposant·e·s pendant Arcana. Il est donc demandé au·à la contractant·e de ne pas dénigrer un·e autre exposant·e, ses marchandises, ses œuvres, ses prestations, ses prix ou ses affaires par des allégations inexactes, fallacieuses ou inutilement blessantes.
6. Conditions d’annulation
6.1 Le·a contractant·e s’engage à prévenir de son absence l’Association Arcana avant le 31 août 2026 sous peine de devoir s’acquitter des frais administratifs d’espace vacant (à hauteur de 40.- CHF par mètre carré). Les organisateurs sont libres d’annuler ces frais si l’annulation est pour raison médicale ou suite à un imprévu grave (sur présentation de justificatifs).
6.2 L’exposant·e qui annule sa réservation d’emplacement de stand avant le 31 août 2026 sera intégralement remboursé sous 120 jours à compter de la date de réception de la demande d’annulation.
6.3 L’exposant·e qui annule sa réservation d’emplacement de stand le 31 août 2026 ou plus tard sera intégralement remboursé (sauf frais administratifs d’espace vacant) sous 30 jours à compter de la date de remboursement des frais administratifs d’espace vacant (voir point 6.1).
6.4 Si le festival est annulé par les organisateurs, les frais liés à l’emplacement du stand seront remboursables intégralement sous 120 jours à compter de la décision d’annulation.
7. Situation sanitaire
7.1 Il est évident que la réalisation d’Arcana est soumise à l’état sanitaire et aux ordonnances se rapportant à la situation sanitaire.
7.2 Il est attendu des exposant·e·s qu’ils·elles respectent rigoureusement les mesures de protection sanitaires, notamment dans le cas de la lutte contre les pandémies. Des contrôles seront effectués.
8. Règlement et expulsions.
8.1 Le·a contractant·e s’engage à respecter le règlement du festival Arcana ainsi que les mesures de sécurité durant toute la durée d’Arcana.
Ce règlement peut être consulté à l’adresse web suivante: https://www.arcanafestival.ch/sécurité
8.2 Tout irrespect des mesures de sécurité, du règlement du festival ou du présent contrat peut signifier l’expulsion du·de la contractant·e de l’enceinte du festival. Cette expulsion peut être à effet immédiat et ne peut en aucun cas être suivie d’un remboursement quelconque de la part de l’Association Arcana.
8.3 Pour toute question relative aux mesures de sécurité, au règlement du festival ou au présent contrat, le comité de l’Association Arcana peut répondre à vos questions par e-mail à info@arcanafestival.ch.
8.4 Tout irrespect du présent contrat ( notamment des points 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 4.8, 4.9, 5.5, 5.8, 7.2, 8.1, 8.5, 9.1 ) peut entraîner la facturation de frais de réparation pour tort allant jusqu’à 1’500.- CHF.
8.5 Tout irrespect du présent contrat qui entraînerait en outre le retard de l’ouverture d’Arcana sera facturé 1’000.- CHF par tranche de 15 minutes.
9. Intelligence artificielle
9.1 La vente de produits créés partiellement ou entièrement grâce à des logiciels utilisant l’intelligence artificielle est réglementée à Arcana. Des contrôles seront effectués.
Vous pouvez consulter plus en détail notre règlement encadrant l’intelligence artificielle à l’adresse web suivante:
https://www.arcanafestival.ch/ia
9.2 Tout exposant·e a l’obligation de clairement indiquer l’usage de logiciel de génération de contenu avec IA pour la création de produits ou de décorations visibles sur le stand. Si la moindre portion d’une oeuvre, littéraire ou artistique, a été générée par un logiciel de génération de contenu avec IA, un panneau explicatif clairement visible et lisible doit être affiché sur le stand à un endroit visible depuis l’allée des visiteur·euse·s. Le panneau doit au minimum indiquer qu’un logiciel de génération par IA a été utilisé dans la réalisation du produit ou du décors utilisé.
10. Paiement
10.1 Le·a contractant·e s’engage à payer le prix de l’emplacement au plus tard le 31 août 2026 sauf si son choix se porte sur un paiement tardif. Le versement doit être effectué sur le compte de l’Association Arcana (IBAN : CH65 0900 0000 1570 9115 5 ).
10.2 Le·a contractant·e peut effectuer un paiement tardif après le 31 août 2026 et au plus tard le 30 septembre 2026, une taxe à hauteur de 10% du prix du stand sera alors ajoutée au prix de l’emplacement. Si le paiement n’a pas été effectué au plus tard le 30 septembre 2026, des frais de retard seront perçus, à hauteur de 5.- CHF après le premier rappel, de 10.- CHF après le second rappel, de 25.- CHF après la sommation de payer. Les rappels sont envoyés tous les 15 jours avec un nouveau délai de paiement de 15 jours. Des intérêts de retard de 5% du solde toujours ouvert sont ajoutés à la facture à la fin de chaque mois.
10.3 En cas de paiement sous 5 jours à compter de la signature du présent contrat, une réduction de 5% du prix du stand sera alors accordée. Ceci ne s’applique qu’aux contrats pour des inscriptions de participation à Arcana 2026 reçues par l’Association Arcana au plus tard le 15 août 2026.
10.4 Les prestations complémentaires éventuellement choisies par l’exposant·e contenues dans le catalogue d’offres complémentaires pour les exposant·e·s d’Arcana 2026 ne peuvent pas profiter de la réduction de 5% (du point 10.3). En cas de non paiement des prestations complémentaires, les organisateurs peuvent choisir de ne pas fournir ces prestations pendant Arcana 2026.
10.5 Un premier acompte est demandé pour valider la réservation de l’emplacement. Cet acompte s’élève à 30% du montant de l’emplacement du stand et doit être réglé dès que possible pour finaliser la réservation de l’emplacement de stand. Tant que le montant n’a pas été versé, la réservation peut être annulée par l’organisateur. L’exposant·e peut demander un délai de paiement pour cet acompte.
11. Stands de restauration et food trucks
11.1 Le prix d’un emplacement pour un stand de restauration ou un food-truck est fixé à 1’800.- CHF ht pour les stands proposant des plats salés. Les food-trucks ou stands de restauration proposant uniquement des plats sucrés ont un tarif préférentiel de 1’200.- CHF ht. Nous ne prélevons pas d’autres frais additionnels (sauf éventuels frais mentionnés aux points 6.1, 8.4 et 8.5).
11.2 Le·a contractant·e n’a pas le droit de vendre de boissons. La vente de boissons est exclusivement faite par l’Association Arcana et ses partenaires aux bars d’Arcana.
11.3 Le·a contractant·e s’engage à prendre des mesures concrètes pour que les consommables (assiettes, couverts) soient aussi respectueux de l’environnement que possible.
11.4 Le·a contractant·e s’engage à transmettre les documents demandés par le service de la consommation pour Arcana.
11.5 Le·a contractant·e s’engage à respecter les directives relatives au commerce de denrées alimentaires lors de manifestations émises par l’office de la consommation (OFCO).
11.6 Les organisateurs fournissent dans la mesure du possible leurs estimations du nombre de visiteurs attendus par jour d'événement et le nombre total de stands de restauration présents sur l’évènement au plus tard le 10 septembre 2026.
11.7 Le·a contractant·e devra transmettre aux organisateurs le montant du chiffre d'affaires réalisé à Arcana 2026 sous 30 jours après la fin d’Arcana. Cette information restera confidentielle.